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Documentar Una No Conformidad

por / sábado, 28 mayo 2016 / Publicado enISO, ISO 9001

Documentar Una No Conformidad, sea en auditorias o en el día a día de la organización no es tarea facil, donde la detección y redacción de no conformidades (NC) es una de las graves falencias actuales tanto de auditores como del personal responsable de mantener los sistemas de gestión.

A continuación relacionamos guia para ayudar a comprender y dar la importancia real de registrar y documentar una no conformidad.

El enfoque de cualquier auditoría de sistema de gestión es determinar si se ha desarrollado dicho sistema, está implementado eficientemente y se mantiene. Una organización se convierte en certificada dependiendo de si ha implementado de manera eficiente un sistema de gestión que cumpla los requisitos de ISO 9001. De este modo, el énfasis de una auditoría del sistema de gestión debería estar en verificar la conformidad, no en documentar no conformidades.

Los auditores deberían conservar un enfoque positivo y buscar los hechos, no las fallas. No obstante, cuando la evidencia de la auditoría determina que existe una no conformidad, entonces es importante que se documente correctamente tal no conformidad.

¿Qué es una no conformidad? Según la definición de ISO 9000 (3.6.9), una no conformidad es el “Incumplimiento de un requisito”.

Existen tres elementos para una no conformidad bien documentada:

  • la evidencia de auditoría para apoyar los hallazgos del auditor;
  • un registro del requisito frente al cual se detecta la no conformidad;
  • la declaración de no conformidad.

Aunque es necesario tratar todos ellos, en la práctica real es la evidencia de auditoría el primer elemento que se debe identificar y documentar. Esto es porque un auditor competente observará situaciones que él “considera” que pueden ser una no conformidad potencial durante una auditoría, aunque puede no estar seguro al 100 por ciento en ese momento. El auditor competente documentará la evidencia de auditoría para la no conformidad potencial en sus notas de auditoría, antes de buscar sendas de auditoría adicionales para confirmar si realmente se trata de una no conformidad.

Si NO existe evidencia de auditoría, NO existe una no conformidad. Si existe evidencia, se debe documentar como una no conformidad y NO mitigar con otra clasificación (como, por ejemplo: “observaciones”, “oportunidades para la mejora”, “recomendaciones”, etc.). A largo plazo, ni la organización ni sus clientes, tampoco el OC (Organismo Certificador) se benefician con el uso de clasificaciones más suaves ya que esto hace que se corra el riesgo de disminuir la prioridad de la no conformidad para la acción correctiva.

La evidencia de auditoría se debería documentar con suficiente detalle para permitir a la organización auditada hallar y confirmar exactamente lo que observó el auditor.

El siguiente paso que necesitará dar el auditor es identificar y registrar el requisito específico que no se está cumpliendo. Recuerde, una no conformidad es el incumplimiento de un requisito, de modo que, si el auditor no puede identificar un requisito, entonces no puede declarar una no conformidad.

Los requisitos pueden provenir de muchas fuentes, por ejemplo, pueden estar especificados en ISO 9001, en el sistema de gestión de la organización (requisitos internos), en los reglamentos aplicables o por el cliente de la organización. Una vez se confirma la no conformidad frente a un requisito específico, es necesario documentarla. El registro puede ser algo tan simple como una referencia a la norma y la cláusula pertinente.

Nota: ISO 9001 contiene cláusulas que incluyen más de un requisito. Es importante que el auditor identifique y registre el requisito específico, relacionando claramente la no conformidad, por ejemplo, escribiendo el texto exacto del requisito tomado de la norma que se aplica a la evidencia de auditoría. Esto también se puede aplicar a otras fuentes de requisitos.

La parte final (y más importante) de la documentación de una no conformidad es redactar la declaración de no conformidad. La declaración de no conformidad encamina el análisis de la causa, la corrección y la acción correctiva por parte de la organización, de modo que es necesario que sea precisa.

La declaración de no conformidad debería:

  • ser auto-explicativa y estar relacionada con el aspecto del sistema;
  • no ser ambigua, ser lingüísticamente correcta y tan concisa como sea posible;
  • no ser una repetición de la declaración de la evidencia de auditoría ni utilizarse en lugar de la evidencia de auditoría.

Para resumir, una no conformidad bien documentada debería tener tres elementos:

  • la evidencia de auditoría,
  • el requisito, y
  • la declaración de no conformidad

Si todos los tres elementos de la no conformidad están bien documentados, el auditado, o cualquier otra persona informada, podrán leer y entender la no conformidad. Ello también servirá como un registro útil para referencia futura.

Con el objeto de proporcionar trazabilidad, facilitar las revisiones del progreso y evidenciar la culminación de las acciones correctivas, es esencial que se registren y documenten las no conformidades de manera sistemática. Una forma sencilla de lograrlo es mediante el uso de un formulario de reporte de no conformidad (RNC).

Esperamos que sean de utilidad estos pasos para Documentar Una No Conformidad de manera correcta y adecuada, su aplicabilidad es general para cualquier sistema o modelo de gestión reconocido.

Mayor Información: www.iaf.nu│www.iso.org


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