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¿Cómo Seleccionar una Entidad de Certificación?

por / viernes, 09 enero 2015 / Publicado enISO

Seleccionar una Entidad de Certificación una vez que el sistema o modelo de gestión, sea gestión de calidad (ISO 9001), gestión de inocuidad de los alimentos (ISO 22000), Gestión en seguridad y salud en el trabajo o cualquier otro modelo certificable tiene su información documentada, se ha implantado, implementado y surtido un ciclo de auditoría interna, para que audite y otorgue los certificados del sistema correspondiente no es tarea fácil y hay que tener precauciones.

Ten presente que la selección de una Casa o Entidad de Certificación puede ser una decisión con impacto en tu empresa, un impacto negativo o positivo. Con este artículo, nuestro objetivo es que ese impacto sea lo más positivo posible. En este punto aclaramos que:

 

La certificación de tu sistema de gestión es un simple aprobado, es decir en escala del 1 al 10; equivale a 5. La mejora se evidencia después de varios ciclos de auditorías realizadas con responsabilidad e implementación de las mejores practicas por la organización.

 

Antes de empezar vamos a comenzar definiendo:

 

  • Casa o Entidad de Certificación.

Es una organización independiente contratada para evaluar la conformidad del sistema de gestión de tu empresa a las exigencias de la norma apropiada (s) y emitir un certificado de conformidad cuando sea necesario.

 

  • ¿Qué es la certificación?

Procedimiento por el cual una tercera parte da garantía por escrito de que un producto, proceso, o servicio es conforme con requerimientos especificados.

Es realizada por entidades ACREDITADAS para hacer auditorías de certificación (Tercera Parte), verificando la conformidad del sistema de gestión implantado según los criterios.

 

  • Organismo de acreditación.

Es una entidad que aprueba a todas las casas o entidades certificadoras dentro de un país.

 

  • ¿Qué es Acreditación?

Es la herramienta establecida a escala internacional para generar confianza sobre la actuación de un tipo de organizaciones muy determinado que se denominan de manera general organismos de evaluación de la conformidad y que abarca a los laboratorios de ensayo, laboratorios de calibración, entidades de inspección, entidades de certificación y verificadores ambientales.

En términos más simples, podríamos decir que la acreditación es la certificación y/o sellos que posee una Casa o Entidad de Certificación. Dichas certificaciones y/o sellos te garantiza que la Casa o Entidad de Certificación está siguiendo protocolos necesarios y cumplir con las buenas prácticas de la certificación.

 

Factores que debemos tener en cuenta para esta selección.

 

1. Acreditación de la entidad de certificación.

En la actualidad, existen numerosas entidades de certificación acreditadas para sistemas o modelos de gestión específicos (calidad, SST, RSE, ambiental, etc).

La acreditación se realiza parcialmente por sectores de actividad, deberíamos conocer si la entidad a seleccionar se encuentra acreditada para el sector en el que opera la organización.

Si vives en Colombia, Panamá, España, Argentina u otro país, para conocer cuál es el organismo de acreditación espectivo perteneciente a IAF MEMBER LIST, visita la página web IAF: www.iaf.nu

 

2. Sellos de la entidad de certificación.

La imagen, y la credibilidad de la casa o entidad de certificación ira vinculada al nombre de la empresa certificada. Por esta razón recomendamos solicitar el listado de los Sellos de entidades de acreditación que posee la casa o entidad de certificación (entre más mucho mejor).

Para tu conocimiento, te mostramos algunos sellos de casas o entidades acreditadoras pertenecientes a miembros del acuerdo multilateral de reconocimiento (MLA) que deberían ir en el certificado, emitido por una entidad certificadora, al ser solicitado por la empresa a certificar, entre otros:

 

Como Seleccionar una Entidad de Certificacion-MLA

 

  • Por ejemplo:

Si la casa o entidad de certificación posee la acreditación de la entidad reguladora que la acredita para certificar un modelo o sistema de gestión ISO 9001 en un país especifico, el sello de esta viene por defecto en el certificado emitido por las casas o entidades de Certificación.

Pero si su organización exporta bienes o servicios a los EEUU (Nicho de mercado), lo obvio es solicitar en el certificado ISO 9001 además del que viene por defecto, el sello ANAB (Entidad de Acreditación en EE.UU) que cubre específicamente este sistema o cualquier otros que su empresa solicite.

Aquí hay que tener cuidado, porque se encontraran con algunos que ofrecen el cielo y la tierra, y al final con una sonrisa sarcástica luego de haber firmado el contrato y pagado le dicen “lo siento pero ese sello no lo tenemos nosotros me disculpa por la equivocación, pero podemos ofrecer este otro…”, claro el del vecino.

 

Hoy en día los cliente y stakeholder son conocedores de estos sellos acreditadores y los aprecian de igual manera. ¡Puedes imaginar el impacto al observarlos al pie de tu certificado!

De igual forma desde nuestro punto de vista y experiencia, estos sellos de acreditación, son los que en realidad marcan la diferencia entre su empresa y competidores, dado que todos están certificados a través de una casa o entidad de certificación acreditada para ofrecer el servicio de certificación de un modelo o sistema de gestión especifico, pero no todas poseen los mismos Sellos de entidades de acreditación.

Indudablemente lo anterior es un factor que debe tener la alta dirección en consideración al tomar una decisión.

 

3. Coste económicos de certificación.

Pues eso va a depender de:

  • Tamaño y la complejidad de los productos y procesos de tu empresa.
  • El alcance de tu SGC.
  • Sellos de acreditación adicionales que dese tu empresa.
  • Número de empleados, y
  • El número de localizaciones que se incluirán.

Una vez analizado todo lo anterior, previamente al presupuesto la Casa o Entidad de Certificación debe hacerte llegar un formulario suscripción, para que les indiques todos esos datos lo más acertados posible.

Es por ello que cuando solicites presupuesto a distintas Entidades de Certificación, le aclares bien todos estos detalles para que el presupuesto sea lo más real posible y no nos encontremos con posteriores sorpresas.

Pregunta a la Entidad por la frecuencia de las visitas, la duración del contrato (suele ser de tres años), la penalización por cambio de fechas y cancelación del contrato, condiciones de pago, entre otros, dado que en esta parte hay una gran diferencia entre las Entidades de Certificación.

El precio por jornada de auditoría y auditor, según cada entidad de certificación puede variar, aproximadamente, entre 750 y 1800 Dólares, a este precio habría que añadir otros costes de uso de sellos de acreditación adicionales que sean solicitadas por la empresa y los gastos de viaje, tales como pasajes aéreos y hoteles podrían estar incluidos o no en el presupuesto y pueden constituir una parte importante de los costes de la certificación.

Nota: Dependiendo del número de días de la auditoria, el coste será mayor o menor. El precio de las auditorías depende del tiempo que el auditor necesita para realizar la auditoria en las instalaciones.

Aclarar que esa tarifa de precio por día y auditor es que si por ejemplo te hacen la auditoria en un día pero vienen dos auditores, computa como dos días para determinar el coste. Lo aclaramos ya que hemos visto que este detalle en muchas ocasiones ha creado confusión y malos entendidos.

Y ya para terminar, ten presente que en el transcurso de su relación con la Entidad de Certificación, esta reunirá una cantidad significativa de información acerca de tu empresa. Pues debes saber cómo protege tus datos, que grado de confidencialidad tiene con toda tu información. Debes asegurarte que te garantiza que esa información está protegida de cualquier uso ilegal o inadecuado por parte de la Entidad de Certificación (siempre y cuando estos no sean requeridos por autoridades pertinentes).

Ten presente que es preferible tener más de una casa o entidad de certificación para distintos modelos de gestión certificados de una misma empresa, con el fin de evitar conflictos de intereses.

Esperamos que estos consejos te hayan sido útiles y te invito a que dejes tu comentario sobre tu experiencia con Casas o Entidades de Certificación.


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