Entendiendo la elección vital de elegir la consultoría adecuada para tu sistema de gestión: Guía para gerentes, ceos y accionistas

Elegir la consultoría adecuada para tu sistema de gestión, es una decisión crucial que marcará el comienzo de una relación a largo plazo, dado que involucra las actividades de orientación en su implantación, implementación, mantenimiento y certificación. Así, que te indicaremos unas pautas para tener en cuenta al momento de elegir correctamente a una consultoría/consultor.

Las empresas que toman la decisión estratégica a través de sus gerentes, ceos y accionistas de implantar un sistema de gestión ISO 9001, ISO 42001, ISO 14001, ISO 27032, ISO 50001, ISO 37001, PAS 99, ISO 22000, ISO 45001 y un sin fin de normas que han sido desarrolladas a nivel global por organismos de estandarización, pueden optar por dos posibilidades:

1. Implementación por personal interno: La primera es la documentación e implantación del sistema por personal propio de la organización el cual debe contar con toda la experticia, formación y competencias en el sector para llevar a cabo el proyecto; Si no es así, la implantación y, sobre todo la implementación se dificultara.
2. Contratar servicios de una empresa de consultoría/consultor: La segunda es contratar los servicios de apoyo de una empresa de consultoría/consultor, pero como su palabra lo dice es un apoyo en el diseño, implantación, implementación, mantenimiento y certificación. Siempre será requerido que el personal interno debe estar involucrado en todo nivel y una alta dirección 100% comprometida y participativa. De esta manera, se garantiza que las soluciones propuestas por los consultores se alineen con los objetivos y las necesidades específicas de la organización.

Si estás leyendo este artículo es porque elegiste la segunda opción, Elegir una empresa de consultoría/consultor, que es una opción muy válida pero siempre que sea una elección adecuada.

1. Consultoría: Definición, principios y alcance

1.1. ¿Qué es la consultoría?

Primero, es primordial saber que se entiende por consultoría.

La consultoría es un servicio profesional especializado en diversas áreas. Lo ofrecen empresas o profesionales (consultores) con amplia experiencia y conocimientos específicos en un campo determinado. Su objetivo es asesorar a personas, empresas, grupos de empresas, países u organizaciones en general. La consultoría puede ser integral o enfocarse en áreas específicas como:

1. Sistemas de gestión.
2. Calidad y excelencia.
3. Riegos y Compliance.
4. Sostenibilidad.
5. Seguridad y salud en el trabajo.
6. Inocuidad alimentaria.
7. Recursos humanos.
8. Operaciones.
9. Ventas.

Hay consultoría especializada en muchos áreas de trabajo.

1.1.1. Principios de la consultoría

Una consultoría adecuada en la práctica profesional, se basa en tres pilares fundamentales:

1. Conocimiento: Dominio teórico y práctico de la materia en la que se ofrece asesoría.
2. Habilidad: Capacidad para analizar, diagnosticar y proponer soluciones efectivas a las necesidades del cliente.
3. Experiencia: Haber puesto en práctica el conocimiento y las habilidades en casos reales, lo que aporta un valor invaluable al proceso de consultoría.

1.1.2. Alcance de la consultoría

La consultoría puede aplicarse en prácticamente todos los niveles administrativos y operativos de una organización. Existe una amplia variedad de especialidades en el ámbito de la consultoría, abarcando áreas como:

1. Dirección estratégica: Asesoramiento en la definición de la visión, misión y objetivos de la empresa, así como en la elaboración de estrategias para alcanzarlos.
2. Gestión de proyectos: Apoyo en la planificación, ejecución y control de proyectos, asegurando su éxito.
3. Mejora de procesos: Análisis y optimización de los procesos internos de la empresa para aumentar la eficiencia y la productividad.
4. Desarrollo organizacional: Implementación de estrategias para mejorar el clima laboral, la comunicación y el trabajo en equipo.
5. Capacitación: Formación del personal en diferentes áreas de conocimiento, mejorando sus habilidades y competencias.

1.2. ¿Qué no es consultoría?

Es importante destacar que el término «consultoría» se ha utilizado de forma imprecisa en el mundo empresarial. Es crucial diferenciar la verdadera consultoría de otras prácticas:

1. Un consultor no es un socio de la empresa: Su rol es brindar asesoramiento imparcial y objetivo, sin intervenir en la toma de decisiones ni en la gestión diaria de la empresa.
2. Un consultor no es un docente con experiencia: Su enfoque no se basa en la enseñanza de un tema específico y en la evaluación del aprendizaje de los alumnos, sino en la identificación de necesidades, el análisis de la situación y la propuesta de métodos y criterios de soluciones prácticas a las necesidades del cliente .
3. Un consultor no es una persona desempleada que ofrece consejos basados en su experiencia laboral previa: La consultoría exige un conocimiento profundo y actualizado de la materia, así como habilidades específicas para el análisis, la diagnosis y la propuesta de soluciones.

2. ¿Qué considerar al elegir una consultoría para sistemas de gestión?

Entonces para que tu elección sea adecuada y derive en beneficios, es crucial que cuentes con una consultoría eficiente e integral, a continuación te daremos unas pautas de cómo elegir la consultoría adecuada para tu sistema de gestión:

2.1. Definir tus necesidades y objetivos empresariales

En primer lugar, define claramente tus necesidades y objetivos empresariales en relación con el sistema de gestión que deseas implantar, implementar, mantener, certificar o mejorar. Esto te permitirá tener una visión clara de lo que buscas al elegir una consultoría adecuada. Pregúntate:

1. ¿Qué sistema de gestión deseas implementar, mantener, certificar o mejorar?
2. ¿Cuáles son tus objetivos específicos?
3. ¿Qué resultados esperas obtener?

Responder a estas preguntas te permitirá tener una visión clara de lo que necesitas y buscas para elegir la consultoría adecuada para tu sistema de gestión.

2.2. Experiencia: La base para elegir una consultoría acertada para sistemas de gestión

La experiencia y el éxito en implantaciones similares, incluso la aportación de referencias verificables de su capacidad de actuar ética y responsablemente aun cuando dichas acciones no siempre sean populares y a veces puedan resultar en desacuerdo o confrontación, debe ser un factor a tener en cuenta para la elegir la consultoría adecuada para tu sistema de gestión, recuerde que «usted contratara a alguien externo, no para que a todo lo que usted o su personal quiera le diga SI».

Cada industria tiene su especificidad. No es lo mismo implementar un sistema para una organización de servicios que para una organización manufacturera.

Es necesario que la empresa de consultoría/consultor tenga un profundo conocimiento del mercado en que opera su potencial cliente, indiscutiblemente debe tener una visión integral, es decir conocedora del sector, dado que sabrá de antemano las particularidades que deberá atender.

Tenga en cuenta que algunas empresa de consultoría/consultor de renombre; certifican y califican su personal mediante un examen. Indudablemente, esto brinda una garantía de idoneidad profesional y metodología.

2.3. La imparcialidad de la empresa de consultoría/consultor para sistemas de gestión

Al considerar una empresa de consultoría/consultor​ para tu sistema de gestión, es crucial tener en cuenta la imparcialidad de la misma. Este aspecto es especialmente relevante debido a la naturaleza del servicio y su relación con las entidades u organismos de certificación o casas certificadoras.

Es fundamental recordar que una consultoría eficaz debe mantener su independencia y no tener ninguna relación comercial con las entidades u organismos de certificación. Esta separación evita conflictos de interés y garantiza la objetividad en el proceso de consultoría.

A continuación te dejo en este artículo, titulado ¿Cómo seleccionar una entidad de certificación? ¡Guía Estratégica!, donde ampliaremos más sobre este tema particular.

2.3.1. ¿Por qué la independencia es vital?

Cuando una consultoría/consultor tiene vínculos comerciales con entidades u organismos de certificación, surge un conflicto de intereses. En tales casos, la consultoría/consultor podría estar más inclinada a favorecer los intereses de la entidad u organismo certificador en lugar de los intereses del cliente. Esto podría comprometer la integridad del proceso de consultoría y afectar negativamente la calidad de los resultados.

La imparcialidad de la empresa de consultoría/consultor es crucial para garantizar que el proceso de implementación, mantenimiento o mejora del sistema de gestión se lleve a cabo de manera objetiva y conforme a los estándares requeridos. Los consultores deben ser capaces de brindar asesoramiento imparcial y orientado únicamente hacia los mejores intereses de la empresa cliente.

Recuerde que la empresa de consultoría/consultor por la misma naturaleza del servicio NO debe tener ningún tipo de relación comercial con entidades u organismos de certificación o casas certificadoras, por obvias razones, estas ¡No puede ser juez y parte!.

2.3.2. Cómo verificar la independencia de la empresa de consultoría/consultor

Al seleccionar una consultoría/consultor​​, es importante verificar su independencia y asegurarse de que no tenga ningún tipo de relación comercial con entidades u organismos de certificación. Esto puede hacerse mediante la revisión de su historial y referencias, así como a través de la claridad en sus políticas y prácticas comerciales.

Es recomendable preguntar directamente a la consultoría/consultor​ sobre su política en relación con las entidades u organismos de certificación y solicitar garantías de imparcialidad en el proceso de consultoría para el sistema de gestión.

Esta transparencia es fundamental para establecer una relación de confianza y asegurar la integridad del proceso.

2.4. Alcance de la contratación: Entendiendo las etapas del proceso

La implantación, implementación, mantenimiento, posterior certificación y mejora de un sistema de gestión es un proceso complejo que requiere una planificación y ejecución cuidadosas, es crucial entender las diferentes etapas involucradas en el proceso. Estas etapas son fundamentales para evaluar propuestas de consultoría y determinar el alcance de la contratación y poder elegir la mejor opción de consultoría y asegurar el éxito del proyecto.

A continuación te explico Tres de estas etapas fundamentales:

1. La formación: Esta etapa implica capacitar al personal sobre los conceptos y requisitos del sistema de gestión. Es crucial para asegurar que todos en la organización comprendan su rol y responsabilidades dentro del sistema. Los directivos y el personal clave deben adquirir conocimientos sólidos para llevar a cabo una implementación eficaz.
2. La documentación: Es una parte esencial del proceso. A menudo subestimada, implica la creación de información documentada que describen los procesos, procedimientos y políticas del sistema de gestión. Esta información documentada debe ser clara, concisa y fácil de usar de acuerdo al perfil ocupacional del usuario. Esto incluye la adecuación y conveniencia de los documentos, así como la preparación para auditorías de certificación. Esta tarea recae en la organización misma y no en la consultoría contratada.
3. La implementación de los procesos: Esta etapa implica poner en práctica los requisitos del sistema de gestión en las operaciones diarias de la organización. Esto incluye la creación de nuevos procesos, la modificación de los procesos existentes y la formación del personal.

Es importante tener en cuenta que la documentación debe ser desarrollada por la propia organización, con el apoyo y la orientación del consultor.

2.5. Consideraciones al comparar propuestas de consultoría

En esta sección, exploraremos una serie de consideraciones fundamentales que deben tenerse en cuenta al evaluar propuestas de consultoría, cada punto destacado aquí proporciona una guía esencial para tomar decisiones informadas y eficaces para elegir una consultoría adecuada para sistemas de gestión.

2.5.1. Comprender la verdadera naturaleza de los sistemas de gestión

Es importante erradicar la idea de que un sistema de gestión es simplemente un conjunto de documentos estándar que se pueden adquirir en línea, copiar y pegar o ser reemplazados por un software para administrar documentos. Los sistemas de gestión son mucho más que eso. Aquí hay algunos puntos clave para comprender la verdadera naturaleza de los sistemas de gestión:

1. Compromiso de la organización: Un sistema de gestión implica un compromiso voluntario por parte de la organización para mejorar sus procesos internos. Esto significa que no se trata solo de cumplir con estándares externos, sino de un esfuerzo interno por mejorar la eficacia, la calidad y la sostenibilidad de las operaciones por el personal de la organización.
2. Participación del personal: La gestión eficaz de un sistema requiere la participación activa y el liderazgo del personal de la organización en todos los niveles. Los empleados deben estar involucrados en la identificación de problemas, la implementación de soluciones y la revisión continua del sistema para garantizar su eficacia.
3. Cumplimiento legal y reglamentario: Los sistemas de gestión deben asegurar el cumplimiento de todos los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la industria, los productos, los servicios y al país en el que opera la organización. Esto implica estar al tanto de las leyes y regulaciones pertinentes y tomar medidas proactivas para cumplirlas.
4. Enfoque en la mejora continua: Un sistema de gestión efectivo se basa en el principio de mejora continua. Esto significa que la organización está constantemente buscando formas de mejorar sus procesos, productos y servicios para satisfacer mejor las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas.

Al comprender y abrazar esta verdadera naturaleza, las organizaciones pueden aprovechar al máximo sus sistemas de gestión para impulsar el éxito y la sostenibilidad a largo plazo.

2.5.2. Evitando malentendidos sobre la documentación

Es común encontrar propuestas de consultoría que prometen elaborar toda la información documentada de la empresa. Sin embargo, esta práctica es una garantía segura de fracaso, dado que es un sofisma solo para la obtención de un papel, en pocas palabras CUMPLO-Y-MIENTO, donde se aparenta satisfacer una necesidad sin realmente hacerlo.

La documentación es una parte fundamental del sistema de gestión. Es la base para:

1. La implantación.
2. La implementación.
3. El Mantenimiento.
4. La integración con otros sistemas de gestión.
5. La auditoría, y
6. La mejora continua del sistema.

La documentación debe ser un reflejo fiel de los procesos y prácticas de la organización, su creación y puesta en marcha requiere la participación activa de TODOS los miembros de la empresa.

Sin embargo, la documentación es a menudo la parte menos valorada del proceso.

2.5.3. Cuidado con los ardides

A continuación, hacemos referencia a la necesidad de precaución ante posibles estratagemas que puedan presentarse al evaluar propuestas para elegir la consultoría adecuada para la implantación, implementación, mantenimiento y certificación de un sistema de gestión:

1. Promesas de «documentación llave en mano»: La documentación debe ser elaborada por la organización para asegurar su correcta implementación y adaptación a sus necesidades y el adecuado perfil ocupacional de su usuario.
2. Enfoque en la certificación como único objetivo: La implementación de un sistema de gestión debe buscar la mejora interna y la eficiencia operativa, no solo la obtención de un certificado.
3. Foco exclusivo en el precio: La priorización del costo bajos sobre la calidad y la experiencia conducen a resultados deficientes.
4. Ignorar la experiencia del consultor: La falta de experiencia impacta negativamente en la eficacia del proceso de implementación.
5. Promesas poco realistas: Ofertas que prometen resultados rápidos y sin esfuerzo por parte de la organización son engañosas y poco realistas.
6. No considerar la adaptabilidad: Una solución genérica no se ajustara adecuadamente a las necesidades específicas de la organización.
7. Omisión de la etapa de formación: Descuidar la capacitación del personal resultara en una adopción deficiente del sistema de gestión.
8. Descuidar la participación interna: La falta de involucramiento de los miembros de la organización obstaculiza la implementación eficaz del sistema de gestión.
9. Tolerar comportamientos parasitarios: El temor a ser impopular, generar conflictos o ser ser tildado de «más papista que el Papa» impedirá la intervención ante estos comportamientos. Esta actitud pasiva obstaculiza la implementación eficaz del sistema de gestión. En el artículo, titulado Empleados parásitos y lambones: ¡Trazando un perfil problemático!, ampliaremos más de este tema particular.

Se enfatiza la necesidad de mantener un enfoque equilibrado que priorice la calidad, la experiencia y resultados reales al elegir la consultoría adecuada para tu sistema de gestión.

2.6. Inversión y plazos: Definiendo parámetros

La Inversión, plazos y tareas a realizar en cada jornada deberían quedar perfectamente definidos en el presupuesto de la empresa de consultoría/consultor. Entre algunas variables que podemos mencionar para definir inversión y plazos tenemos:

1. Entre 8 y 24 Meses.
2. La inversión ≥ $ 9.700.oo US Dollar.
3. Cumplimientos legales y reglamentarios aplicables.
4. Grado de madurez de la organización.
5. Varía de una organización a otra.
6. Disciplina, metodologías, políticas y buenas prácticas de trabajo.
7. La complejidad de los procesos.
8. Sector específico y sus BPG.
9. Los cambios que puedan surgir durante el proceso.
10. Perfil de competencia del personal de la organización.

Estos parámetros proporcionan una guía sólida y realista para definir la inversión y los plazos en el presupuesto de la empresa de consultoría/consultor, asegurando una planificación precisa y una ejecución exitosa del proyecto.

2.7. Alianza a largo plazo para la calidad y excelencia

Una alianza sólida entre la empresa de consultoría/consultor y la organización cliente es esencial para garantizar la calidad y la excelencia en la gestión empresarial. Desde el establecimiento de expectativas claras hasta abordar las incoherencias y la falta de recursos, examinaremos los pilares fundamentales para una colaboración exitosa a largo plazo.

2.7.1. Establecimiento de expectativas claras

Es fundamental que tanto la empresa de consultoría como la organización cliente mantengan un nivel de exigencia en el cumplimiento de los requisitos de las normas, los reglamentarios y aplicables establecidos al sector específico. Esto significa que este, debe ser un punto no negociable por la empresa de consultoría/consultor.

Los estándares de calidad y excelencia no son negociables.

2.7.2. Incoherencias y falta de recursos

Los mayores problemas que pueden existir en una implantación y durante la implementación de un sistema de gestión, surgen de:

1. Incoherencias de algunos responsables de la organización: Es fundamental que todos los responsables de la organización se comprometan para su cumplimiento hacia la empresa de consultoría/consultor y el sistema de gestión.
2. Falta de recursos: La organización debe asignar los recursos necesarios que no están involucrados en la consultoría y mucho menos en el trabajo a realizar, pero que es de carácter obligatorio cumplirlo para la implantación, implementación y mantenimiento del sistema de gestión.
3. Falta de involucramiento: Es importante que todos los empleados de la organización estén involucrados en la implantación, implementación y mantenimiento del sistema de gestión.

Una alianza a largo plazo entre la empresa de consultoría/consultor y la organización cliente es fundamental para asegurar el éxito de la implantación, implementación y mantenimiento del sistema de gestión.

Esta alianza debe basarse en la confianza, la comunicación y el compromiso mutuo con la calidad y la excelencia.

2.8. Comunicación eficaz

Además, es fundamental establecer una comunicación clara y fluida con el consultor seleccionado desde el principio. Esto facilitará la transmisión de información relevante y la resolución de cualquier duda o problema que pueda surgir durante el proyecto.

Conclusiones y recomendaciones

Elegir la consultoría adecuada es crucial para el éxito de la implantación, implementación y certificación de sistemas de gestión. Prioriza la experiencia, el alcance, la inversión y los objetivos compartidos. Busca una alianza ética y profesional que garantice una relación mutuamente beneficiosa Gana-Gana.

En definitiva, la elección de la consultoría adecuada para tus sistemas de gestión es una decisión clave. No se puede tomar a la ligera.

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