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¿Cómo Elegir la Consultoría Adecuada para la Certificación?

por / domingo, 27 abril 2014 / Publicado enISO

Elegir la Consultoría Adecuada para la Certificación de tus sistemas de gestión, es una decisión crucial que marcará el comienzo de una relación a largo plazo, dado que involucra las actividades de orientación en su implantación, implementación y certificación. Así, que te indicaremos unas pautas para tener en cuenta al momento de elegir correctamente a una consultoría/consultor.

Las empresas que desean implantar un sistema de gestión ISO 9001, ISO 14001, ISO 50001, PAS 99, ISO 22000 y un sin fin de normas que han sido desarrolladas a nivel global por organismos de estandarización, pueden optar por dos posibilidades:

 

  • La primera es la documentación e implantación del sistema por personal propio de la organización el cual debe contar con toda la experticia, formación y competencias en el sector para llevar a cabo el proyecto; Si no es así, la implantación y, sobre todo la implementación se dificultara.
  • La segunda es contratar los servicios de apoyo de una empresa de consultoría/consultor, pero como su palabra lo dice es un apoyo en el diseño e implantación y siempre será requerido que el personal interno debe estar involucrado en todo nivel y una alta dirección 100% comprometida y participativa.

Si estás leyendo este artículo es porque elegiste la segunda opción, Elegir una Empresa de Consultoría/Consultor, que es una opción muy válida pero siempre que sea una elección adecuada.

Entonces para que tu elección sea adecuada y derive en beneficios, es crucial que cuentes con una consultoría eficiente e integral, a continuación te daremos unas pautas de Cómo Elegir la Consultoría Adecuada para la Certificación:

 

1. Experiencia de la Empresa de Consultoría/Consultor.

La experiencia y el éxito en implantaciones similares, incluso la aportación de referencias verificables de su capacidad de actuar ética y responsablemente aun cuando dichas acciones no siempre sean populares y a veces puedan resultar en desacuerdo o confrontación, debe ser un factor a tener en cuenta para la elección de la Empresa de Consultoría/Consultor., recuerde que «usted contratara a alguien externo, no para que a todo lo que usted o su personal quiera le diga SI».

Cada industria tiene su especificidad. No es lo mismo implementar un sistema para una organización de servicios que para una organización manufacturera.

Es necesario que la empresa de consultoría/consultor tenga un profundo conocimiento del mercado en que opera su potencial cliente, indiscutiblemente debe tener una visión integral, es decir conocedora del sector, dado que sabrá de antemano las particularidades que deberá atender.

Tenga en cuenta que algunas empresa de consultoría/consultor de renombre; certifican y califican su personal mediante un examen. Indudablemente, esto brinda una garantía de idoneidad profesional y metodología.

Recuerde que la empresa de consultoría/consultor por la misma naturaleza del servicio no debe tener ningún tipo de relación comercial con entidades de certificación o casas certificadoras, por obvias razones; no puede ser juez y parte.

 

2. Alcance de la contratación.

La implantación y posterior certificación de un sistema de gestión es un proceso formado por una serie de etapas secuenciales. Las Tres fundamentales son:

  • La formación.
  • La documentación.
  • La implementación de los procesos.

Para poder comparar propuestas de consultoría hay que tener en cuenta las etapas que abarcan el presupuesto y la inversión a realizar.

La documentación es la parte más tangible del trabajo, la menos valorada y a la que no se le da la importancia que merece; es realizada en su totalidad por la organización y no la empresa de consultoría/consultor, esta contempla de manera clara e indiscutible la ayuda y acompañamiento en cómo se debe levantar la documentación (adecuación y conveniencia), formación a los directivos y al personal necesario, preparación para las auditorias de certificación y fortalecimiento de competencias del personal de la organización que debe sustentar el sistema. En este punto hay que tener “cuidado” con propuesta que dicen elaboran toda la documentación de la empresa, esto a corto plazo es una garantía segura de fracaso dado que es un sofisma solo para la obtención de un papel, en pocas palabras CUMPLO-Y-MIENTO.

Se debe erradicar la idea que un sistema de gestión sea cual sea el criterio de implementación solamente es un conjunto de documentos que se pueden comprar por internetsoftware para los documentos o  copiar y pegar. Los sistemas de gestión son un conjunto de requisitos que la organización opta por acogerse voluntariamente en aras de la mejora interna, gestionado por el personal de la organización, y antes de iniciar con dicha mejora se debe estar cumpliendo a cabalidad con todas las disposiciones legales y reglamentarias del sector y/o país (Buenas Prácticas de Gestión).

 

3. Inversión y plazos.

La Inversión, plazos y tareas a realizar en cada jornada deberían quedar perfectamente definidos en el presupuesto de consultoría, estos dependen del sector y del grado de madurez de la organización objeto de consultoría, su disciplina, metodologías y buenas prácticas de trabajo. Entre algunas variables que podemos mencionar para definir inversión y plazos tenemos:

  • Entre 8 y 24 Meses.
  • La inversión ≥ $ 15.500.oo US Dollar.
  • Cumplimientos legales y reglamentarios aplicables.
  • Varía de una organización a otra.
  • La complejidad de los procesos.
  • Sector específico y sus BPG.
  • Los cambios que puedan surgir durante el proceso.
  • Perfil de competencia del personal de la organización.

 

4. Determinación de objetivos comunes.

Para enfocar el proyecto correctamente por ambas partes, el grado de exigencia y de excelencia en el cumplimiento de los requisitos de las normas, los reglamentarios y aplicables al sector específico debe ser un punto no negociable por la empresa de consultoría/consultor.

Los mayores problemas que pueden existir en una implantación y durante la implementación de un sistema de gestión, surgen de las incoherencias de algunos responsables de la organización para su cumplimiento hacia la empresa de consultoría/consultor, respecto a la realidad y recursos que debe asignar que no están involucrados en la consultoría y mucho menos en el trabajo a realizar, pero que es de carácter obligatorio cumplirlos.

Ejm:

Organización que realiza montajes metalmecánicos en las instalaciones de su cliente, asigna a una contadora pública (Recién graduada) para hacer supervisión del montaje y soldadura al igual que funciones de HSEQ y de control de calidad en las instalaciones del cliente, dado que es auditor interno HSEQ. El cliente ignora que la persona que realiza la supervisión de los montajes contratados  no tiene las competencias requeridas, esta supervisión está incluida contractualmente.

  • Situación: Evidentemente este es un cambio más que necesario y las acciones a tomar representadas en inversión son ajenas al trabajo de consultoría y estos cambios donde el personal que se requiere debe poseer competencias específicas se deben ejecutar inmediatamente ya que impactan negativamente el desarrollo del proyecto. ¿Podrían imaginar lo que sucedería si el cliente se da cuenta en manos de quien está el montaje?.

En este punto en la elección, se debe considerar la capacidad de actuar ética y responsablemente de la empresa de consultoría/consultor aun cuando dichas acciones no siempre sean populares y a veces puedan resultar en desacuerdo o confrontación. Al final todo es por el bien de la organización.


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