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¿Ante una No Conformidad que se Debe Hacer?

por / sábado, 25 julio 2015 / Publicado enISO

Generalmente ante el hallazgo de una No conformidad en el día a día de la organización, suelen presentarse problemas al no proceder adecuadamente con su tratamiento y confundir los términos para una corrección, acción correctiva, acción preventiva, y acción de mejora como si fuera lo mismo; teniendo cada uno un actuar diferente.

Antes de entrar en materia hay que aclarar que ante una no conformidad siempre hay que realizar de manera inmediata una corrección (medidas paliativas), que es diferente a una acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejoras. Es necesario haber implementado un proceso para identificar el producto no conforme, determinar qué hacer con el producto no conforme y llevar registros de la acción emprendida.

 

Ahora ¿Qué es una no conformidad? Según la definición de ISO 9000 (3.6.9), una no conformidad es el “Incumplimiento de un requisito”. Dado lo anterior y facilitar la correcta implementación y manejo, brindamos los siguientes pasos para tener presente:

  1. Documentar Una No Conformidad. Se debe documentar siempre el hallazgo no conforme como una “no conformidad” y no mitigarla con otra clasificación como por ejemplo:“observaciones”, “oportunidades para la mejora”, “recomendaciones”, etc. A largo plazo, ni la organización, ni sus clientes, tampoco el organismo certificador se benefician con el uso de clasificaciones más suaves ya que esto hace que se disminuya la prioridad de la no conformidad, los que es perjudicial para la organización al momento de tomar decisiones; más si es una estrategia de los Empleados Aduladores los cuales pueden causar un profundo daño en las organizaciones.
  2. Ante una no conformidad se necesita una corrección de manera inmediata, hasta aquí hemos hecho un único informe. Ahora tendrás que decidir si la no conformidad es merecedora de una acción correctiva, en función de la gravedad o de si la no conformidad anterior es repetitiva, si no quieres que se vuelva a repetir emprender una acción correctiva, ya tenemos dos informes y ahí nos quedamos si la acción correctiva ha sido eficaz.
  3. No podrás levantar acción preventiva porque ya tienes una no conformidad real, por lo tanto las acciones posteriores siempre serán acciones correctivas.
  4. Las acciones preventivas son para no conformidades potenciales, cosas que “nunca” te han sucedido pero que sospechas que pueden ocurrirte.
  5. La Acciones de mejora, son aquellas que se establecen formalmente para aumentar la capacidad de cumplir los requisitos, es decir se esta cumplimiento de ante mano con los requisitos (organización, legales y reglamentarios aplicables) y que no actúa sobre problemas reales o potenciales ni sobre sus causas, estas pueden venir del uso de estudios, sugerencias del personal o clientes, asistencia a congresos o ferias, políticas, objetivos, resultado de análisis de datos, acciones correctivas y preventivas, y revisiones al sistema por la dirección.

Para concluir:

  • Si la no conformidad es grave o repetitiva y no quieres que se repita, analiza la causa y emprende acción correctiva para eliminar la causa.
  • Si la no conformidad esta enmarcada en unos requerimientos legales y/o reglamentarios, analiza la causa alineada a estos requerimientos y emprende acción correctiva para eliminar la causa,  por ejemplo: Análisis microbiologicos, ensayos no destructivos, impuestos, etc.
  • Si la no conformidad todavía no ha ocurrido y emprendes la acción para eliminar la causa, en este caso será acción preventiva.
  • Tanto para  una corrección, acción correctiva, acción preventiva, y acción de mejora, hay que verificar mediante seguimiento que todas las actividades planteadas en los planes de acción han sido eficaces y declarar su cierre.

Por norma general, hay que verificar mediante seguimiento que todas las actividades planteadas en el plan de acción se realizaron en las fechas establecidas, después de un periodo de tiempo prudencial. ¿Cuánto tiempo? Normalmente se deja entre 1 a 2 semanas después de la ultima fecha determinada en el plan de acción y que el proceso se repita 3 o 6 veces. Si la no conformidad no ha vuelto a suceder pues la acción ha sido eficaz y se declara su cierre.

Esperamos que sean de utilidad, estos pasos para Ante una No Conformidad que se Debe Hacer y lograr su cierre eficaz.


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